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現有的檔案管理方式，檔案的借出歸還都是利用手工進行登記，這不僅浪費時間，也需要檔案管理人員極大的細心以保證正確。同時，檔案借出調錄入由手工進行操作，工作繁復，需要工作人員耐心認真的處理檔案，即使如此即便如此依然很難做到萬無一失。
依靠人工的檔案盤點工作，工作量大而且效率低。管理員要憑自身的記憶對檔案進行分類放置和記錄，費時勞神卻又很難達到目的。及尚在實體檔案管理中引入RFID智能管理技術，實現檔案盤點的智能化、自動化，改善管理效率。
實體檔案智能管理系統介紹
該系統的核心是及尚自主研發的檔案庫房智慧感知平臺，智慧感知平臺是以服務為基礎的B/S系統架構，B/S結構系統使得系統在安裝和部署上更加方便，客戶端使用常用瀏覽器，通過OCX插件來實現對外接硬件的調用，使客戶端幾乎不需要執行專門的安裝操作，易于用戶使用。檔案庫房智慧感知平臺在庫房環境管理方面的先進性，是實體檔案的安全存放的堅強后盾。
系統集成了檔案資料實體管理，借助RFID手持機、條碼掃描槍、RFID讀寫設備等信息手段實現檔案的無序存放、有序管理。既滿足各級檔案館對電子檔案的業務管理需要，也滿足了各級檔案館對實體檔案的業務管理需求。
及尚率先提出了庫房要實行分散控制，集中管理的先進理念。該理念一經提出充分肯定了檔案庫房智慧感知平臺在檔案庫房管理中的重要作用和核心地位。檔案庫房智慧感知平臺緊密繞著該理念設計出按區域對庫房環境控制系統，該系統將庫房大區域劃分成若干小區域使控制更精準、更智能調控庫房環境;該系統采用嵌入式一體屏設計，擁有功能強大、節能環保、體積小、壁掛式安裝方式等優點，符合國家節能、環保、低碳的要求。
系統功能
提供了統一的日志服務，實現監控系統的運行狀況及系統的使用情況;
提供了統一的搜索服務，為方便實體檔案利用打下了基礎;
提供了統一的緩存服務，保障系統能夠長時間穩定的高效運行;
提供了統一的消息服務，滿足各地區、各單位流程化管理、利用檔案的需要;
提供了統一的文件存儲服務，各服務之間協同運作，確保庫房環境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全。
整個系統充分體現了檔案庫房智慧感知平臺對于實現庫房一體化、智能化的先進性和必要性。檔案庫房智慧感知平臺切實為實體檔案管理保駕護航，為檔案的數字化、信息化提供了肥沃和土壤。
